Hacer una presentación grupal efectiva requiere trabajo en equipo y coordinación para que no se vea como una colcha de retazos. Y, sin embargo, muchos de nosotros nunca presupuestamos el tiempo para prepararnos por completo. El autor describe algunos de los errores comunes que cometen las personas en las presentaciones grupales y ofrece las mejores prácticas para mantenerlo encaminado.
Muchos de nosotros hemos experimentado presentaciones de grupo deficientes. Si está dando uno, es la pelea de última hora de la noche anterior para decidir quién presenta qué parte de la presentación. Si está observando uno, es el caos de escuchar a varias personas hablando entre sí o, lo que es peor, simplemente leer sus diapositivas palabra por palabra e ignorar a su audiencia.
Para muchas organizaciones, las presentaciones grupales son parte de la vida. Su equipo puede entregar un discurso grupal a un nuevo cliente, o tal vez el ejercicio final de su programa de desarrollo de liderazgo incluya una serie de presentaciones grupales al jefe de su unidad de negocios. Las reuniones virtuales hacen que estas presentaciones sean más fáciles que nunca porque su equipo no tiene que estar en el mismo lugar.
Hacer una presentación grupal efectiva requiere trabajo en equipo y coordinación para que no se vea como una colcha de retazos. Y, sin embargo, muchos de nosotros nunca presupuestamos el tiempo para prepararnos por completo.
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¿Qué está en juego aquí? Cada presentación es una oportunidad para generar confianza con su audiencia. La cohesión de la presentación de su grupo es un indicador para sus clientes de cómo será su relación trabajando con usted. Si su presentación es inconexa y desorganizada, su cliente se preguntará cuál será el resultado de su proyecto. Si un miembro de su equipo menosprecia a otro durante la presentación, ¿cómo tratará su equipo al equipo del cliente? Está presentando un vistazo a su relación laboral, así como a las capacidades de su organización.
Mis colegas y yo hemos estado entrenando a nuestros clientes en sus presentaciones grupales durante casi 20 años. Además, soy parte de la facultad en un curso de educación ejecutiva sobre comunicación persuasiva en la Harvard Kennedy School. Este curso de tres semanas culmina con una serie de presentaciones grupales, que evalúo junto con el resto de profesores del programa.
Con base en esta experiencia, estos son algunos de los errores comunes que vemos en las presentaciones grupales, seguidos de algunas mejores prácticas para mantenerlo encaminado.
Tres errores comunes
1. Cada diapositiva parece haber sido diseñada por una persona diferente.
Cuando no hay una sola persona a cargo de una presentación, tiende a ver una plataforma de diapositivas desarticulada de diferentes fuentes, estilos de texto e imágenes. También ve que la gente pone su guión completo en la diapositiva y lo lee palabra por palabra. Esto distrae a su audiencia y pierde su atención.
2. Los presentadores conversan entre sí.
Cuando no nos tomamos el tiempo para decidir quién cubre qué – y cómo pasaremos de una persona a otra: comenzamos a interrumpirnos unos a otros, lo que reduce nuestra profesionalidad. Uno de mis clientes me dijo una vez: “¿Qué deben estar pensando nuestros clientes cuando nos interrumpimos?”
3. Olvidar que estás “encendido”.
Una vez que alguien termina su parte de una presentación grupal, se siente tan aliviado de haber terminado de hablar que se olvida de que todavía está “en el escenario” o frente a la cámara. Empiezan a revisar su teléfono o a desconectarse en lugar de escuchar activamente a la persona que habla a continuación.
Afortunadamente, cada uno de esos pasos en falso se puede prevenir con la preparación adecuada.
Tres mejores prácticas
1. Planifique estrategias de antemano.
Al prepararme para cualquier tipo de presentación, enseño a las personas a hacer tres preguntas: ¿Quién es tu audiencia? ¿Cuál es tu objetivo? y ¿Por qué tú? Para presentaciones grupales, es importante responder esas preguntas juntos. La última pregunta, ¿Por qué tú?, lo que en realidad significa ¿Por qué te importa?, le pide que comparta sus propias motivaciones sobre el tema, ayudando a su equipo a vincularse como una unidad cohesiva.
Cuando agregue una presentación grupal a su calendario, reserve un tiempo para prepararse como grupo. Use este tiempo para acordar el nivel de conocimiento de su audiencia sobre el tema, su objetivo específico para la presentación, el mensaje principal, el esquema general y quién presentará cada sección antes de que cada uno de ustedes comience a escribir sus componentes individuales. Esto le ayuda a evitar el estrés de último momento al tratar de encajar cada una de sus diapositivas en una unidad cohesiva. También decida quién responderá qué tipo de preguntas o quién del equipo se encargará de responder a las preguntas y asignarlas a la persona adecuada para que las responda.
2. Practique en grupo.
Antes de la presentación, tómese un tiempo para un repaso completo con diapositivas. Específicamente, practique sus transiciones de una persona a otra, como, Stacey hizo un gran trabajo al hablarnos de los desafíos de ingresar a este nuevo mercado. Ahora, proporcionaré algunas soluciones basadas en la experiencia de nuestra firma. Utilice un cronómetro para asegurarse de cumplir con el tiempo asignado, o establezca un límite de tiempo realista según el formato de su reunión, para asegurarse de tener suficiente tiempo para responder las preguntas. Dedique tiempo a evaluar las diapositivas juntos para que el idioma, la fuente y el uso de los gráficos sean coherentes.
3. Entregue con confianza y autenticidad.
Cuando llegue el momento de la presentación del grupo, diríjase con el orador que mejor represente a su organización; dar a los oradores jóvenes la oportunidad de presentarse en el medio. Esto asegura una buena primera impresión y quita algo de presión a los altavoces más nuevos. Cuando hable en persona, colóquese de modo que pueda hacer referencia a las diapositivas pero hable directamente a la audiencia. Traiga su propia personalidad a la presentación; podrías decir algo como Si eres de California como yo, entonces lo sabrás… Las anécdotas personales que conectan con la audiencia son una excelente manera de generar confianza entre la audiencia y cada miembro del grupo que presenta.
¿Qué cambia en un entorno virtual?
Todas las sugerencias anteriores son válidas en las presentaciones virtuales, especialmente la importancia de realizar un recorrido completo en la plataforma virtual que utilizará. En estas situaciones, designe a una persona para que ejecute las diapositivas durante toda la presentación para que cada persona no tenga que compartir su pantalla. Asegúrese de que cada orador tenga experiencia profesional, iluminación adecuada en su rostro y sea claramente audible. Utilizar esta video como referencia sobre cómo prepararse para presentaciones virtuales. Al hablar, mire directamente a la lente de la cámara para que la audiencia vea y sienta su contacto visual. Cuando no esté hablando, muévase para que el ruido de fondo no interfiera con el altavoz.
Bien hecha, una presentación grupal demuestra la fortaleza de su equipo y la calidad de su trabajo. Aproveche esta poderosa oportunidad para generar confianza con su audiencia y, como resultado, ayudar a su organización a tener éxito.