La pandemia mundial ha creado nuevos desafíos y oportunidades en casi todas las industrias y, a medida que la economía se reabre, la competencia será intensa. Los ganadores serán aquellos que comprendan con mayor claridad las necesidades de sus clientes, colaboren para identificar múltiples soluciones, prototien, iteren y traigan nuevas ideas al mercado. Esos comportamientos solo sucederán cuando las personas se reúnan en el nuevo y moderno lugar de trabajo.
Según todos los indicios, el futuro del trabajo es híbrido: el 52% de los trabajadores estadounidenses preferiría una combinación de trabajo desde el hogar y la oficina, y dice que tiene un impacto positivo en su capacidad para ser creativos, resolver problemas y entablar relaciones. La investigación global nos dice que el 72% de los líderes corporativos planean ofrecer un modelo híbrido, y solo el 13% dice que esperan disminuir su huella inmobiliaria en el próximo año, lo que sugiere que las organizaciones continuarán aprovechando sus lugares de trabajo dentro de un futuro laboral híbrido.
Pero conseguir un híbrido correcto será difícil. Decidir quién trabaja desde la oficina y con qué frecuencia es un tema complejo, y será diferente para cada organización. Si no se hace bien, podría amenazar la cultura, la colaboración y la innovación. Por el contrario, un lugar de trabajo híbrido bien ejecutado puede ser un imán que une a las personas y nos ayuda a trabajar mejor que nunca.
Las organizaciones que ganarán saben que los lugares de trabajo diseñados para las personas y la capacidad de recuperación de sus organizaciones los ayudarán a avanzar, aprender y seguir siendo competitivos. Para empezar, más del 50% de las empresas estadounidenses planean poner a prueba nuevos espacios como parte de su regreso a la oficina este año, por ejemplo, reconvertir un café en un espacio social y de colaboración de alta energía que respalde mejor los nuevos patrones de trabajo híbridos.
Como arquitectos y diseñadores de muebles de oficina que sirven a las organizaciones más grandes del mundo, recomendamos a los líderes que piensen en cuatro enfoques de diseño al considerar su estrategia híbrida.
Trenza la experiencia física y digital
Como líderes de equipos globales, sabemos que cerrar la brecha entre los participantes remotos y en persona es difícil, y el trabajo híbrido significa que inevitablemente habrá alguien que está a distancia, independientemente de si los equipos coordinan bien sus días en la oficina. Los colegas remotos pueden sentirse frustrados e incapaces de participar de manera equitativa, y se vuelven menos comprometidos. Esto es especialmente cierto para el trabajo creativo e innovador, como la lluvia de ideas, que a menudo utiliza pizarras analógicas u otros productos físicos que son difíciles de experimentar para las personas del otro lado de la cámara.
La solución es integrar espacios físicos y tecnología con tres conceptos clave en mente: equidad, compromiso y facilidad.
Por ejemplo, en la actualidad, muchas salas de conferencias constan de una mesa larga con un monitor al final. Los asistentes en persona se sientan alrededor de la mesa mientras que los participantes remotos aparecen en una cuadrícula de pequeños cuadros, a menudo en la misma pantalla que cualquier contenido compartido.
Una forma de crear más equidad es darle a cada participante su propia pantalla, colocando monitores en carritos rodantes que se puedan mover fácilmente. Los equipos pueden llevar a un colega remoto a una sesión de trabajo o hasta la mesa. Muchos sistemas de software ahora le permiten dividir personas y contenido en pantallas separadas.
Para participar plenamente, las personas necesitan líneas de visión claras entre sí y con el contenido. Diseñar para el compromiso de los empleados en el espacio digital al físico significa pensar como un director de cine: luces, cámara, audio, contenido. Algunas de las soluciones que estamos viendo son mesas en ángulo o móviles, iluminación adicional, parlantes adicionales, micrófonos en la habitación y pizarrones y pantallas fáciles de mover.
Además, las investigaciones nos dicen que más personas se conectarán a una reunión en sus dispositivos individuales, así como en la tecnología de la sala. Amplias fuentes de alimentación, pizarras y una variedad de soluciones de software contribuirán a una experiencia de colaboración híbrida más sencilla y fluida para las personas.
Voltear espacios cerrados y abiertos
Es hora de repensar el plan abierto. Durante décadas, las estaciones de trabajo individuales se han vuelto más abiertas con una densidad cada vez mayor, mientras que las reuniones se llevan a cabo en salas de conferencias cerradas. Cuando la gente regrese a la oficina, estos espacios comenzarán a cambiar. Las reuniones se llevarán a cabo con mayor frecuencia en espacios abiertos con límites móviles, y el trabajo de enfoque individual se llevará a cabo en espacios cerrados como cápsulas o enclaves pequeños.
Los espacios de colaboración abiertos son intrínsecamente más flexibles porque no requieren características fijas en su diseño, por lo que pueden transformarse y cambiar a medida que surgen nuevos patrones de trabajo. La innovación, la resolución de problemas y la creación conjunta a menudo utilizan enfoques ágiles, por ejemplo, reuniones rápidas que requieren contenido visible y persistente que se puede alojar en espacios abiertos, definidos por muebles flexibles, tecnología de fácil acceso y otros elementos de diseño.
Mientras tanto, los espacios individuales necesitarán más cerramiento para proporcionar diferentes niveles de privacidad visual y acústica que la gente espera mientras trabaja en casa. Las videollamadas se realizarán en todas partes, por lo que los recintos (pantallas, paneles, módulos) brindarán a las personas lugares para concentrarse y mitigar las interrupciones.
Cambio de fijo a fluido
Los edificios se construyen para la permanencia, mientras tanto, el ritmo de los negocios y el cambio continúan acelerándose. Podemos ver que las tensiones entre lo lento y lo rápido emergen en el aumento de los modelos de pop-ups y coworking con demanda de plazos de arrendamiento más cortos. La mayoría de las empresas que tienen bienes raíces se preguntan, ¿cuánto espacio necesitamos?
El futuro híbrido resuelve un lugar de trabajo más fluido que puede flexionarse a medida que cambian las necesidades. Esto no solo acelera la innovación y promueve la cultura de la organización, sino que también puede garantizar que los bienes raíces estén siempre optimizados. En Steelcase, hemos optimizado nuestro propio espacio mediante el diseño de un área abierta que admite reuniones híbridas por la mañana, se convierte en la cafetería del almuerzo, alberga un ayuntamiento por la tarde y se puede alquilar para un evento nocturno.
Equilibrar el trabajo de “nosotros” y “yo”
La pandemia nos ha hecho repensar el propósito y el significado de la oficina y muchos líderes han llegado a la conclusión de que la oficina es un lugar para el trabajo colaborativo. El Instituto de Investigación de Gensler, realizado en medio del apogeo de la pandemia, muestra que los empleados a tiempo completo que trabajan desde casa vieron una caída del 37% en el tiempo promedio de colaboración. Como resultado, los líderes están legítimamente enfocados en impulsar la colaboración, y la investigación de Steelcase muestra que casi dos tercios de los líderes quieren aumentar los espacios para formas de colaboración tanto en persona como híbridas.
Pero la colaboración no se trata solo de trabajo en grupo, en realidad también requiere soledad. La colaboración efectiva ocurre cuando hay un reflujo y un flujo de personas que se unen para trabajar en equipo y luego se separan para enfocarse individualmente, procesar sus ideas y dar seguimiento a las tareas asignadas. Demasiado tiempo juntos, sin suficiente tiempo de enfoque individual, puede resultar en un pensamiento grupal, por lo que es importante que el péndulo no se mueva demasiado al diseñar oficinas que tengan que ver con el “nosotros” y que no equilibren la necesidad de espacios “para mí”.
El jurado aún está deliberando sobre si trabajar desde casa es más productivo o no, pero en el último año, los empleados informaron niveles más altos de productividad cuando su hogar les permite trabajar sin interrupciones. También debemos proporcionar lugares con privacidad adecuada en la oficina, y los empleados deben poder pasar fácilmente de un tipo de trabajo a otro sin tener que caminar por el campus o colgarse con tecnología complicada.
La oficina a la que regresamos debe ofrecer a las personas una mejor experiencia que la que tienen en casa y eso significa brindar a los empleados la combinación adecuada de espacios para los tipos de trabajo que deben realizar. Las organizaciones que eligen un enfoque de “esperar y ver” corren el riesgo de frustrar a sus empleados que descubren que la antigua oficina no admite las nuevas formas en que ellos, poniendo en peligro las ventajas competitivas de unir a las personas. Las personas cuyas organizaciones avanzan y crean lugares de trabajo que se adaptan, flexibilizan y prosperan atraerán y retendrán el mejor talento y se beneficiarán de la innovación y el crecimiento. La futura oficina será una ventaja competitiva para las organizaciones que aprovechen este momento en el tiempo.
Cuando volvamos a la oficina, no será lo mismo, y eso es bueno.