¿Sientes que pasas tu día de trabajo ahogándote en correos electrónicos?
Probablemente porque en gran medida lo es.
Un informe reciente de Microsoft encontró que el empleado promedio que usa las aplicaciones de Microsoft pasa más de la mitad de su tiempo (57 %) en reuniones, correo electrónico y chat, en comparación con el 43 % creando documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
Para el 25% superior de los usuarios, eso equivale a casi 9 horas a la semana en el correo electrónico y 7,5 horas a la semana en reuniones.
Estar al tanto de las reuniones y las notificaciones por correo electrónico tiene sus inconvenientes. El informe encontró que casi 2 de cada 3 personas dicen que luchan por tener el tiempo y la energía para hacer su trabajo, y el 68% dice que no tienen suficiente tiempo de concentración ininterrumpido durante el día.
“Es más fácil que nunca comunicarse, pero más difícil que nunca mantenerse al día”, dijo Colette Stallbaumer, gerente general de Microsoft 365 y Future of Work. “El ritmo y la aceleración del trabajo han seguido aumentando”.
El informe de Microsoft, publicado el martes, se basó en una encuesta de 31.000 personas en 31 países realizada a principios de este año.
Lo que encontró el informe de Microsoft
El tiempo dedicado a las reuniones ha aumentado constantemente en los últimos años, y Microsoft informa que las personas participan en tres veces más reuniones y llamadas de Teams por semana ahora en comparación con febrero de 2020. A pesar del aumento, el informe encontró que solo 1 de cada 3 personas piensan que sería extrañado en la mayoría de sus reuniones.
Los líderes de la empresa han comenzado a notar los efectos secundarios, y el 60 % dice estar preocupado por la falta de innovación en sus equipos.
“La tecnología ha ampliado las opciones de comunicación, haciéndola más impersonal y acelerando las expectativas que otros tienen de respuestas rápidas”, dijo Cindy Muir, profesora de administración y organización en la Universidad de Notre Dame. “Todo esto puede aumentar nuestra carga de trabajo y provocar agotamiento”.
¿Podría esta reunión haber sido un correo electrónico?Los empleados están en las reuniones. Ahora las empresas también
Consejos para empleados que se ahogan en correos electrónicos
Entonces, ¿qué pueden hacer los empleados para administrar mejor su horario de trabajo?
Bill Becker, profesor asociado de administración en Pamplin College of Business de Virginia Tech que ha investigado el estrés asociado con los correos electrónicos, sugiere desactivar las notificaciones en ciertos momentos, especialmente después del horario de atención. Pero reconoce que la cultura de la empresa puede dificultar esto.
“La investigación sugiere que el correo electrónico se usa mal, se usa en exceso”, dijo. “Reduce el tiempo de productividad de las personas en el trabajo y también su espacio personal”.
Evite los correos electrónicos ‘rápidos’
Muir dijo que los empleados deberían dedicar más tiempo a su correo electrónico inicial agregando preguntas específicas o puntos clave en negrita, lo que puede ahorrarles tiempo a largo plazo y ayudarlos a evitar “los temidos correos electrónicos ad hoc de ida y vuelta”.
“Enviar un correo electrónico ‘rápido’ lo saca de su plato, por ahora. Pero luego vuelve y tienes que pensarlo de nuevo”, dijo Muir en un correo electrónico.
habla con tu jefe
Becker dijo que el “No. Lo que pueden hacer los empleados es hablar con su supervisor si comienzan a sentirse abrumados por las reuniones y el correo electrónico para encontrar una solución.
“Creo que muchas veces los líderes simplemente no se dan cuenta de cuáles son los efectos”, dijo.
¿Qué pueden hacer los gerentes?
Los líderes de la empresa también pueden tomar medidas para ayudar a los empleados a administrar mejor sus horarios de trabajo. Becker sugiere mantener las reuniones cortas y enfocadas, y Stallbaumer dice que los gerentes deben programar las conversaciones para que comiencen cinco minutos después de la hora para asegurarse de que los empleados tengan un descanso si tienen reuniones consecutivas.
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2023-05-11 22:43:29
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