Cómo la pandemia cambió el diseño de oficinas: Hot Desks y Zoom Rooms

Desde que la pandemia envió a los trabajadores a casa el año pasado, se han realizado una serie de modificaciones en los edificios de oficinas para protegerlos contra la propagación del coronavirus. Ahora, mientras las empresas se preparan para traer de regreso a los trabajadores, los expertos dicen que se avecinan aún más cambios.

Espere más espacios de reunión y menos estaciones de trabajo personales, por ejemplo, cambios que están siendo impulsados ​​por el éxito de trabajar desde casa. Empresas como Google, Microsoft y Walmart ya han anunciado propuestas de modelos de trabajo híbridos que permitirán a los empleados seguir trabajando de forma remota al menos unos días a la semana.

Estos nuevos arreglos significan que las empresas pueden necesitar menos espacio de oficina, y algunas ya han reducido sus necesidades inmobiliarias, según una encuesta de la consultora PwC. Target dijo este mes que cedería espacio para oficinas en el centro de Minneapolis, y en septiembre, el minorista de artículos deportivos REI vendió su sede recién construida en Bellevue, Washington.

“Realmente estamos en un punto de inflexión”, dijo Meena Krenek, directora de diseño de interiores en Perkins + Will, una firma de arquitectura que está renovando las oficinas, incluida la propia, para nuevos modos de trabajo.

La primavera pasada, mientras los cierres estaban en su lugar, los propietarios e inquilinos se prepararon para lo que pensaban que sería un regreso a la oficina en el verano y el otoño. Los escritorios fueron arrastrados a dos metros de distancia y se instalaron barreras de plexiglás entre ellos. Se colocaron flechas unidireccionales en los pisos de los pasillos, se quitaron las sillas de las salas de conferencias y se desarrolló una coreografía elaborada para determinar cómo y cuándo regresarían los equipos para evitar el hacinamiento.

Luego, muchos trabajadores simplemente se quedaron en casa. A medida que la pandemia avanzaba y la gente se acostumbraba a Zoom, muchos descubrieron que era posible ser productivo mientras estaban estacionados en los sofás de la sala de estar o en las sillas de jardín del patio trasero.

Ahora, mientras los jefes de empresa están planeando nuevamente el regreso a la oficina, no solo las medidas de seguridad, sino también los nuevos arreglos laborales están impulsando las discusiones sobre el lugar de trabajo pospandémico. Más del 80 por ciento de las empresas están adoptando un modelo híbrido mediante el cual los empleados estarán en la oficina tres días a la semana, según una nueva encuesta de KayoCloud, una plataforma de tecnología inmobiliaria.

Los lugares de trabajo se están reinventando para actividades que se benefician de la interacción cara a cara, incluida la colaboración en proyectos y la capacitación de los empleados, como una forma de promover la cultura y la identidad de una empresa.

Se ampliarán las áreas comunes y se equiparán con muebles que se pueden mover según cambien las necesidades. Steelcase y Knoll, proveedores de mobiliario de oficina, informan de un gran interés en las mesas móviles, carros y mamparas.

Pero a medida que aumenta la cantidad de espacio dedicado a la reunión, el destino del propio territorio personal en la oficina (un escritorio decorado con fotos familiares, un par de archivadores) está en juego. ¿Por qué, preguntan los líderes de la empresa, alguien que está en la oficina uno o dos días a la semana necesita un espacio que permanecerá vacío el resto del tiempo?

En algunos casos, los escritorios personales están siendo reemplazados por estaciones de trabajo “hoteleras”, también llamadas escritorios compartidos, que pueden ser utilizados por quien necesite un lugar para aterrizar por un día.

En los primeros meses de la pandemia, cuando se creía que el coronavirus se propagaba a través de superficies contaminadas, los usuarios de oficinas recibieron un duro no a los escritorios compartidos. Pero esa postura se ha suavizado con el reconocimiento de que el virus se transmite principalmente a través del aire. Los protocolos para limpiar las superficies de las mesas antes y después de su uso se han convertido en la norma. También lo ha sido reservar un hot desk con anticipación en lugar de simplemente presentarse y obtener un lugar libre.

Los trabajadores a menudo se han resistido a la pérdida de sus escritorios personales cuando las empresas buscaban reducir su huella inmobiliaria, pero pueden estar más dispuestos a aceptar la idea ahora si la recompensa es la capacidad de saltarse el viaje y trabajar desde casa.

“Hace un año, si hubiera entrevistado a personas, habrían dicho que definitivamente necesitan tres archivadores y una estantería”, dijo Andrea Vanecko, directora de la firma de arquitectura NBBJ. “Ahora hay una respuesta muy diferente”.

Las salas de conferencias también se están reiniciando. En el pasado, estas salas se basaban en la idea de que las personas se reunieran en persona. Una pantalla grande en una pared puede usarse para presentaciones o para permitir que un ejecutivo en otro lugar haga un cameo.

Pero algunos empleados se están trasladando permanentemente al trabajo remoto y las empresas están desconcertado sobre cómo darles la misma capacidad de participación que aquellos que están físicamente presentes. Incluso hay discusiones tempranas sobre el uso de inteligencia artificial para evocar representaciones holográficas de empleados que están fuera del sitio pero que aún podrían tomar asiento en la mesa.

Por ahora, algunas empresas están haciendo que los asistentes en persona continúen usando sus computadoras portátiles para que los trabajadores remotos puedan ver a todos en sus pantallas Zoom, un esfuerzo por “ayudar a mantener un sentido de equivalencia que hemos llegado a esperar”, dijo Peter Knutson. , director de estrategia de A + I, una empresa de diseño.

Los dispositivos que combinan cámaras de 360 ​​grados, micrófonos y parlantes se colocan sobre una mesa o trípode para mejorar el sonido y la visibilidad. En el futuro, es probable que estas tecnologías se integren en lugares de reunión y aumente el número de pantallas, transformando la sala de conferencias en una “sala Zoom”, dijo Krenek.

Del mismo modo, algunas cabinas telefónicas, las cabinas del tamaño de un armario desplegadas en oficinas de planta abierta para dar a los trabajadores un lugar para hacer llamadas privadas, pueden dar paso a cabinas de videoconferencia, que algunos fabricantes han introducido con pantallas integradas.

Las pantallas están destinadas a aparecer en otros lugares. Uno cerca de la barra de café o en una mesa de café podría permitir a los que están en las instalaciones reunirse virtualmente para tomar un café con leche o almorzar con colegas que trabajan de forma remota.

Y es probable que las pizarras digitales se vuelvan más populares, por lo que los trabajadores en casa pueden ver lo que se escribe en tiempo real.

Las modificaciones realizadas en las oficinas para protegerse contra el coronavirus aún están vigentes. Las medidas provisionales pueden desaparecer a medida que la pandemia se afloje, pero otras llegarán para quedarse.

En los vestíbulos, las calcomanías del piso espaciadas a seis pies de distancia pueden estar alrededor “solo hasta que la gente se acostumbre”, dijo Natalie Engels, directora de Gensler, una firma de arquitectura. Las señales que habían proliferado durante la pandemia, que promovían botones de ascensor de “autolimpieza” y tecnologías de eliminación de virus como la ionización y la luz ultravioleta, finalmente se eliminarán.

Pero cada vez más, moverse a través de un edificio de oficinas probablemente sea una experiencia de manos libres con la ayuda de aplicaciones móviles, sensores y controles de voz, incluso después de que disminuya la renuencia a tocar superficies.

Los sensores permitirán a los empleados ingresar a un torniquete y convocar un ascensor con un movimiento de la mano. Los propietarios que aún no han invertido en tales sistemas han experimentado con pedales para activar los ascensores. Los botones en las paredes exteriores de los baños se pueden presionar con un codo, evitando la necesidad de tocar las manijas de las puertas. Algunas empresas están agregando abridores de puertas que se operan con el pie.

El coronavirus ha centrado la atención en la calidad del aire de una forma que puede ser duradera. Los espacios al aire libre (techos, terrazas y patios) eran populares antes de la pandemia y se han vuelto más populares a medida que el aire fresco ha pasado de ser una delicadeza a ser una necesidad.

En algunos casos, los propietarios han ajustado los sistemas HVAC para aumentar la cantidad de aire exterior que se bombea. También están mejorando los filtros para atrapar partículas más pequeñas en el aire.

Algunas medidas están consagradas en los arrendamientos, dijo Geoffrey F. Fay, abogado de bienes raíces de Pullman & Comley. Pero los propietarios están haciendo esas cosas de manera proactiva, agregó, mientras intentan hacer que las oficinas sean lo más atractivas posible en un momento en que los inquilinos pueden preguntarse si necesitan alquilar espacio.

“Los propietarios se dan cuenta de que estamos al borde del cambio”, dijo. “Quieren que los empleados se sientan cómodos en la medida en que regresen a la oficina”.

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