Por qué es posible que desee un servicio seguro para compartir archivos ahora que está trabajando desde casa

Cuando estábamos todos en la oficina, muchos de nosotros estábamos conectados a la red de la oficina. No necesitábamos pensar mucho en compartir archivos. Pero ahora que estamos dispersos por el paisaje, compartir archivos importantes de forma segura puede requerir una planificación cuidadosa. He aquí por qué es posible que desee utilizar potentes servicios de intercambio de archivos para compartir archivos confidenciales de forma segura, para que pueda colaborar mejor sin importar dónde esté trabajando.

Probablemente, la forma más fácil de compartir un archivo es simplemente adjuntar un documento a un correo electrónico, a un Slack u otro mensaje instantáneo. Pero de cualquier manera invita a problemas en varios frentes. Si confía demasiado en su correo electrónico o sistema de mensajería, sus archivos mal archivados podrían estar disponibles para piratas informáticos entrometidos con señuelos de phishing. Si está compartiendo documentos tradicionales de esa manera, también podría encontrarse rápidamente jugando al juego de “quién tiene la versión más reciente”. Es difícil hacer un seguimiento de las actualizaciones cuando varias personas están trabajando en el mismo documento, hoja de cálculo o presentación.

Si bien las herramientas de colaboración integradas como Google Workspace o Microsoft OneDrive (o algo equivalente según su identidad de correo electrónico) pueden resolver el problema de control de versiones, y pueden ser su única opción si su empresa insiste, pueden volverse engorrosas en el momento en que su equipo se expande más allá. el dominio de su oficina. Sin darse cuenta, puede compartir el documento con personas que no deberían verlo o bloquear a alguien que necesita acceso. Cuanto más complicado haga su situación de compartir, mayor será el potencial de un error en el que el mundo (o quizás los miembros de la familia) obtengan acceso a sus archivos. Todos hemos visto las noticias en las que una base de datos o una colección de documentos caen en manos equivocadas porque alguien no aplicó la seguridad adecuada. Algunas empresas no se arriesgarán: con uno de mis clientes, tuve que obtener una nueva dirección de correo electrónico en su dominio para compartir sus Google Docs.

Además de Google Workspace y OneDrive, hay más de una docena de proveedores diferentes de servicios personales para compartir archivos, incluidos Dropbox, Box y iCloud de Apple. Muchos de estos son gratuitos o casi gratuitos para un uso mínimo. Pero si está contemplando estos servicios, todos en su círculo de intercambio deben usar autenticación de dos factores (como Authy) para acceder a ellos, no solo un nombre de usuario y contraseña. Aun así, a menudo son de segunda categoría en lo que respecta a la experiencia del usuario (las funciones de colaboración de Dropbox pueden ser confusas, iCloud y Windows tienen una relación complicada, y la función de vista previa de archivos de Box no hace un gran trabajo). Son adecuados para compartir un solo uso o compartir archivos en sus propios dispositivos, pero no son mi solución preferida.

En su lugar, debe considerar un servicio de uso compartido de archivos basado en la nube de nivel empresarial, uno que agregue más capas de protección mediante el cifrado de sus datos y que tenga un control de acceso optimizado. Egnyte, SecureDocs, ShareFile y SugarSync son solo algunos de los servicios más populares; aquí hay una tabla con una comparación aproximada de cuánto cuestan y qué ofrecen para comenzar:

Independientemente de cuál elija, esto es lo que debe buscar cuando busque un servicio seguro para compartir archivos:

• Sincronización automática de archivos para todos los usuarios en todos los dispositivos, incluida la integración con Windows Explorer y MacOS’s Finder, para que pueda explorar directorios compartidos y mantener copias locales para un acceso rápido.
• Compatibilidad con Android, iOS y clientes web para explorar directorios y carpetas compartidos sobre la marcha.
• Encriptado de fin a fin. Si alguien logra descargar sus archivos sin su inicio de sesión, no debería poder hacer nada con ellos. ShareFile también tiene un complemento de Outlook que encripta sus archivos como una función adicional.
• Seguridad de inicio de sesión adicional. SecureDocs requiere autenticación adicional por defecto para todos sus inicios de sesión, mientras que los otros que menciono lo tienen como una opción. Configurar esto es tan simple como escanear un código QR en una aplicación de teléfono inteligente, como se muestra a continuación:

• Opciones de uso compartido público fáciles de desactivar, o que dificulten la elección inadvertida de compartir públicamente.
• Permisos y derechos de acceso personalizables para garantizar que las personas adecuadas compartan las colecciones de archivos correctas. Egnyte, por ejemplo, tiene numerosos controles para agregar una contraseña a su archivo, permitir o deshabilitar descargas y notificaciones, como puede ver en la siguiente captura de pantalla:

• Pistas de auditoría para descubrir y reparar cuando alguien comparte accidentalmente un archivo con todo el Internet, o para que pueda eliminar rápidamente un archivo compartido si ya no es necesario.

Muchos de estos productos tienen pruebas gratuitas (de los que mencioné anteriormente, todos menos SugarSync no requieren ningún detalle de pago), y puede usar esos períodos para evaluarlos. Hacerse estas preguntas también debería ayudarlo a elegir:

• ¿Comparte habitualmente archivos muy grandes?, como videos o documentos ilustrados de PowerPoint? Algunos servicios imponen límites a los archivos individuales; SugarSync, por ejemplo, tiene un límite en el tamaño de carga del cliente web.
• Qué otras herramientas de software funcionan con el servicio de intercambio de archivos? Algunos (como Egnyte) se integran con Salesforce, Google Workspace y Slack, lo que facilita el uso compartido de archivos como parte de sus flujos de trabajo normales. Revisa la letra pequeña si esto es importante para ti.
• ¿Necesitas una habitación?? Algunos servicios ofrecen una “sala de datos” compartida común que puede ser el equivalente en la nube de un servidor de archivos de red compartido. ShareFile y SecureDocs ofrecen espacio ilimitado para sus habitaciones compartidas. Otros, como Egnyte, limitan la sala a 1 TB, que sigue siendo mucho espacio de almacenamiento si no eres un productor de video.
• ¿Qué otros servicios especializados necesitas?? Algunos servicios se integran con aplicaciones de firma electrónica (ShareFile funciona con RightSignature de Citrix), permiten flujos de trabajo personalizados (como aprobaciones de documentos) y otras tareas que pueden ahorrar mucho tiempo en un entorno corporativo.

El uso de cualquier servicio de uso compartido empresarial requerirá algunos ajustes, pero creo que vale la pena el esfuerzo para obtener tranquilidad adicional, mejor seguridad y funciones de colaboración.