Microsoft ha revelado actualizaciones de su aplicación Shifts en Microsoft Teams para trabajadores y gerentes de primera línea.
Los trabajadores de primera línea pueden beneficiarse de la opción adicional de compartir su disponibilidad en una fecha específica, mientras que los gerentes de primera línea pueden importar horarios desde Excel a Turnos.
Microsoft Shifts es una herramienta de administración de horarios en Teams que permite a los usuarios crear, administrar y actualizar horarios de equipo.
Disponibilidad por fecha
Los trabajadores de primera línea informan a sus gerentes qué días y horarios están disponibles para ayudarlos a crear horarios de turnos y así reducir la cantidad de ajustes necesarios.
Los trabajadores ya podían establecer su disponibilidad en días recurrentes, como todos los martes de 9 a 17 horas. Ahora, los trabajadores de primera línea también pueden compartir las fechas específicas en las que están disponibles.
Inês Gil, empleada de Microsoft en la Microsoft Tech Communityexplica cómo esta nueva característica puede ayudar tanto a los trabajadores de primera línea como a los gerentes de primera línea:
Esta nueva funcionalidad permite a los trabajadores de primera línea adaptar sus preferencias de disponibilidad para fechas específicas, ofreciéndoles una mayor flexibilidad para gestionar requisitos de programación únicos”.
“Esta característica adicional se integra perfectamente con las opciones existentes para disponibilidad recurrente”.
Importar horarios desde Excel
Los gerentes de primera línea pueden usar un libro de Excel para transferir cronogramas a Turnos para ayudar a configurar equipos más rápidamente, particularmente cuando se administran equipos grandes.
La próxima actualización permite a los gerentes de primera línea usar Excel para crear horarios e importarlos a Shifts a través de la aplicación web o de escritorio de Shifts.
Las importaciones de Excel permiten a los gerentes realizar automáticamente diversas acciones que de otro modo deberían realizarse manualmente, incluida la asignación de turnos y tiempo libre, agregar turnos abiertos, organizar turnos por grupo, agregar miembros del grupo y crear notas para el día.
Anteriormente, los usuarios tenían que permanecer en la aplicación Shifts mientras se procesaban sus archivos para poder monitorear errores de importación. Por lo tanto, no podrían iniciar chats en Teams mientras se procesan estos archivos, por ejemplo.
Con esta última actualización, todos los gerentes de primera línea pueden verificar los estados de importación del equipo en busca de posibles errores en lugar de verse obligados a esperar. Los gerentes también pueden ver las últimas diez acciones de creación de cronogramas mediante la importación de Excel, lo que facilita la colaboración entre los gerentes de un equipo.
Un único archivo de Excel puede admitir hasta 30 000 entidades de programación, que constan de 10 000 turnos, turnos abiertos y entidades de tiempo libre. Para agregar más elementos, deberá crear otro archivo.
Para importar su horario a la aplicación Shift, simplemente haga clic en “Más opciones” en la esquina superior derecha de la aplicación Shift Web o de escritorio y seleccione “Importar horario”.
A continuación, seleccione “Cargar archivo” y elija el libro de Excel correspondiente. Después de hacer clic en “Abrir”, puede ver el estado de carga y los detalles en la tabla del historial de importación.
Si tiene éxito, el estado se mostrará como “Importado”. El estado dirá “Error” si se detecta algún error.
Estas actualizaciones se suman a una serie de desarrollos lanzados en diciembre del año pasado que incluían una función de conteo de personas, actualizaciones de la experiencia del usuario, controles adicionales para gerentes, notas diarias, así como la capacidad de importar y exportar tiempo libre y turnos abiertos.
El mes anterior, noviembre de 2023, también se lanzaron varias actualizaciones nuevas de Shifts en Microsoft Ignite, que incluyeron una mayor visibilidad de la información, controles del mercado y la implementación de turnos a escala. También mencionó la misma capacidad de transferir tiempo libre y turnos abiertos vía Excel.