Solicitar una copia del DNI sin justificación puede costar caro a empresas y comercios. La Agencia Española de Protección de Datos endurece su postura ante prácticas que ponen en riesgo la privacidad y la seguridad de los ciudadanos.
Una simple petición de fotocopia o fotografía del Documento Nacional de Identidad (DNI) puede convertirse en un problema serio para empresas y entidades privadas en España. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha dejado claro que exigir una copia del DNI sin una razón legal o justificada puede acarrear sanciones económicas de hasta 100.000 euros, según el caso.
El DNI es el principal documento para acreditar la identidad en España y su obtención es obligatoria a partir de los 14 años para residentes y quienes se trasladen al país por más de seis meses. Aunque mostrar el DNI ante la autoridad es un deber legal, la situación cambia cuando una empresa privada solicita conservar una copia o imagen del documento.
Exceso de datos y riesgos
La AEPD subraya que enseñar el DNI no equivale a autorizar su copia. El tratamiento de este documento solo está permitido cuando una norma lo exige o existe una justificación proporcionada. Pedir más información de la necesaria para identificar a una persona puede considerarse una vulneración del principio de minimización de datos, recogido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
El uso indebido del DNI no solo supone un riesgo para la privacidad, sino que puede facilitar la suplantación de identidad y otros fraudes. Por ello, la Agencia insiste en que, para la mayoría de trámites, basta con mostrar el documento o verificar ciertos datos, sin necesidad de conservar una copia completa.
El caso Orange y las sanciones
Uno de los precedentes más relevantes fue la sanción impuesta a Orange, que tuvo que afrontar una multa de 100.000 euros (posteriormente reducida a 40.000 euros por la Audiencia Nacional) por exigir la fotografía del anverso y reverso del DNI para la entrega de paquetes. La AEPD consideró que esta práctica era excesiva y no se ajustaba al principio de limitar el tratamiento de datos a lo estrictamente necesario.
La cuantía de las sanciones puede variar según la gravedad y las circunstancias, pero el criterio de la Agencia es claro: conservar imágenes completas del DNI sin justificación suficiente es una medida desproporcionada y sancionable.
Obligaciones de las empresas
Cuando una empresa solicita una copia del DNI, debe informar al ciudadano sobre la finalidad, el tiempo de conservación y la base legal que ampara ese tratamiento. No es válido pedir el documento por costumbre o como requisito genérico si existen alternativas menos invasivas para acreditar la identidad.
En muchos casos, mostrar el DNI o verificar algunos datos es suficiente. Si existen dudas razonables sobre la identidad del solicitante en un trámite, solo entonces puede requerirse información adicional, pero siempre de forma proporcionada y justificada.
Contexto y recomendaciones
La protección de los datos personales es un derecho fundamental en España y la AEPD ha intensificado su vigilancia sobre prácticas que puedan poner en riesgo la seguridad de los ciudadanos. El uso excesivo del DNI, especialmente en el sector privado, ha sido objeto de creciente preocupación por el aumento de fraudes y suplantaciones de identidad.
Para evitar sanciones y proteger la privacidad, las empresas deben revisar sus protocolos y limitar la recogida de datos al mínimo imprescindible. Los ciudadanos, por su parte, tienen derecho a exigir explicaciones y a negarse a entregar una copia de su DNI si no existe una base legal clara.
En definitiva, la tendencia apunta a un mayor control y responsabilidad en el tratamiento de documentos personales, con sanciones cada vez más severas para quienes incumplen la normativa. La AEPD mantiene su recomendación: solo se debe solicitar y conservar una copia del DNI cuando sea estrictamente necesario y siempre bajo garantías adecuadas de protección de datos.
