Es un antiguo problema en las adquisiciones: los compradores corporativos no tienen tiempo para negociar plenamente con todos los proveedores. Históricamente, esto ha dejado valor sin explotar sobre la mesa tanto para compradores como para proveedores. Para abordar este desafío, Walmart implementó un software de negociación impulsado por IA con una interfaz basada en texto (es decir, un chatbot) para conectarse con los proveedores. Hasta ahora, el chatbot está negociando y cerrando acuerdos con el 68 % de los proveedores contactados, y cada parte obtiene algo que valora. Este artículo ofrece cuatro lecciones para obtener resultados de las negociaciones de adquisiciones automatizadas: pase rápidamente a un piloto de producción, comience con categorías de gastos indirectos con proveedores preaprobados, decida las compensaciones de negociación aceptables y escale ampliando geografías, categorías y casos de uso. .
Walmart, como la mayoría de las organizaciones con grandes operaciones de adquisición, no puede llevar a cabo negociaciones enfocadas con todos sus más de 100 000 proveedores. Como resultado, alrededor del 20 % de sus proveedores han firmado acuerdos con términos estándar que a menudo no se negocian. No es la forma óptima de interactuar con estos “proveedores finales”. Pero el costo de contratar a más compradores humanos para negociar con ellos superaría cualquier valor adicional.
Walmart resolvió el problema con un software impulsado por inteligencia artificial que incluye una interfaz basada en texto (o chatbot) que negocia con proveedores humanos en nombre de Walmart. Walmart Canada probó la solución en enero de 2021 y utilizó los comentarios de los proveedores para perfeccionar el sistema. Desde entonces, Walmart ha implementado la solución en otros tres países, y las operaciones de Walmart en más países planean implementar la tecnología pronto.
Este artículo comparte cuatro lecciones sobre cómo utilizar las negociaciones de adquisiciones automatizadas de manera que beneficien tanto a los compradores como a los proveedores. Dichos sistemas pueden generar ahorros, mejorar los términos para ambas partes y aumentar la flexibilidad y la resiliencia de una cadena de suministro.
El piloto
Con los avances en inteligencia artificial (IA), Walmart comenzó a explorar la posibilidad de automatizar las negociaciones de adquisiciones para los proveedores finales y obtuvo la licencia de un producto de software llamado Pactum AI en 2019. La implementación se pospuso debido a Covid-19, pero uno de nosotros (Michael DeWitt) resucitó la iniciativa un año después, en enero de 2021, para su organización, Walmart International.
Dado que Walmart ya había experimentado con el software en un entorno de espacio aislado, Walmart International pasó directamente a un pequeño programa piloto en el negocio canadiense de la empresa. El piloto, que duró tres meses, incluyó una variedad de partes interesadas (89 proveedores, cinco compradores y representantes de los departamentos de finanzas, tesorería y legal de Walmart Canadá) y Pactum, la compañía que había creado la tecnología de IA subyacente.
Al principio, Walmart International estimó que el sistema generaría un retorno positivo de la inversión si el chatbot pudiera cerrar tratos con el 20% de los proveedores involucrados en el piloto. El minorista seleccionó “bienes que no son para reventa”, categorías como servicios de flota, carros y otros equipos utilizados en tiendas minoristas, y no productos vendidos a clientes de Walmart. Decidió centrarse en los proveedores para los que había datos precisos sobre las condiciones de pago y donde había una clara oportunidad de mejorar las condiciones de pago y obtener descuentos adicionales.
Walmart International se centró en los cronogramas de pago, con la esperanza de negociar descuentos por pago anticipado o plazos de pago extendidos sin descuentos. A cambio, Walmart ofrecería a los proveedores la opción de cambiar el derecho de Walmart de rescindir contratos de inmediato sin causa (conocido como “rescisión por conveniencia”) para proporcionar un aviso de rescisión por escrito de 30, 60 o 90 días. Walmart también ofrecería selectivamente a los proveedores oportunidades de crecimiento en el surtido y el volumen de ventas a cambio de descuentos en los precios.
Los compradores internos seleccionaron a los proveedores para apuntar y crearon escenarios de capacitación para el algoritmo de aprendizaje automático de Pactum AI. Los escenarios se utilizaron para crear guiones estructurados para guiar a los proveedores a través de las negociaciones. Los proveedores podrían responder a los escenarios a su propio ritmo.
Walmart International invitó a alrededor de 100 proveedores finales a probar la solución. Ochenta y nueve aceptaron participar. El chatbot logró llegar a un acuerdo con el 64% de ellos, muy por encima del objetivo del 20%, y con un tiempo de negociación promedio de 11 días. Walmart obtuvo, en promedio, un 1,5 % de ahorro en el gasto negociado y una extensión de los plazos de pago a un promedio de 35 días.
En entrevistas posteriores al piloto con proveedores que participaron en negociaciones exitosas, el 83 % describió el sistema como fácil de usar y les gustó la capacidad de hacer una contraoferta y el tiempo que les dio el sistema para pensar en la negociación a su propio ritmo. Por ejemplo, Ben Garisto, presidente de MIWE, un fabricante de equipos de panadería, dijo: “Durante las negociaciones en persona, no siempre tiene las preguntas por adelantado y responde en tiempo real. Otros tipos de solicitudes de propuestas automatizadas a veces se sienten un poco como una plantilla con poco espacio para contar su historia”.
Sin embargo, a varios proveedores les hubiera gustado negociar cara a cara. Otros proveedores querían un guión menos detallado y más fluido en lugar de prohibir a los proveedores retroceder a los primeros pasos de la negociación.
Después del piloto de producción, Walmart mejoró los escenarios y guiones y extendió la solución a proveedores en Estados Unidos, Chile y Sudáfrica. Hasta ahora, el chatbot ha cerrado tratos con el 68 % de los proveedores contactados y ha generado un ahorro promedio del 3 %.
Otras empresas interesadas en automatizar las adquisiciones pueden aplicar estas lecciones sobre cómo desarrollar e introducir dicho sistema:
1. Pase rápidamente a un piloto de producción.
El viaje de la IA para muchas empresas languidece en la fase de prueba de concepto: menos de la mitad llega a producción, según Gartner. Esto se debe a que las fases de prueba de concepto se centran en las capacidades técnicas en lugar de en los objetivos comerciales. Walmart decidió saltarse una fase de prueba de concepto e ir directamente a un piloto de producción centrado en los objetivos comerciales.
Los “propietarios de negocios” de Walmart, personas a cargo de los presupuestos y responsables del gasto con los proveedores (por ejemplo, operaciones para suministros de tiendas y TI para hardware y software), ayudaron a crear escenarios y casos de uso de negociación. Los compradores de Walmart brindaron experiencia crucial en la materia en los escenarios de negociación necesarios para capacitar al chatbot y nominaron proveedores para participar en el programa piloto (según qué proveedores realizan suficientes negocios con Walmart para justificar una negociación y cuáles agradecerían la oportunidad de negociar). El equipo legal se aseguró de que el guión del chatbot y el contrato resultante cumplieran con los estándares y la política de contratación de Walmart.
2. Comience con categorías de gastos indirectos y proveedores preaprobados.
Walmart comenzó con productos que no eran para reventa (es decir, que no se vendían a sus clientes minoristas) para minimizar los riesgos para el negocio que planteaba la prueba de una nueva práctica de adquisición. Walmart también se centró en los proveedores preaprobados para que la necesidad de validar nuevos proveedores no retrasara el inicio del programa piloto.
3. Decidir sobre compensaciones aceptables.
La adquisición automatizada requiere definir con precisión los límites de lo que el comprador está dispuesto a conceder a cambio de lo que quiere. Por ejemplo, el chatbot de IA necesita conocer las compensaciones específicas que el comprador está dispuesto a ofrecer, por ejemplo, pasar de pagos completos en 10 días después de recibir la factura a recibir el pago 15, 20, 30, 45 o 60 días. después de recibir la factura a cambio de mejores términos de terminación y las oportunidades para que los proveedores amplíen su negocio con Walmart.
4. Escale extendiendo geografías, categorías y casos de uso.
El lema de Walmart para este proyecto fue “clavarlo y escalarlo”. Los pilotos de producción exitosos ayudaron a Walmart a vender la solución a otras partes del negocio. Después del piloto en Canadá, Estados Unidos, Chile y Sudáfrica, los despliegues en México, América Central y China son inminentes. Las categorías también se han ampliado para incluir negociaciones de tarifas de ruta para transporte y algunos bienes para reventa. Algunos proveedores de nivel medio ahora usan el sistema y el chatbot es multilingüe.
El escalado ha aumentado la productividad porque el software aprende de cada negociación, lo que reduce el tiempo de configuración para nuevas categorías. Además, el chatbot puede ejecutar 2000 negociaciones simultáneamente, algo que ningún comprador humano puede hacer.
Uno puede ver la trayectoria: a medida que los términos y condiciones se vuelvan más algorítmicos, menos proveedores y partes de los grupos de gastos quedarán sin administrar. Los profesionales de adquisiciones se centrarán menos en negociar acuerdos y más en relaciones estratégicas, excepciones y mejora continua.