Entre los cambios regulares en las normas convencionales y legales, el cálculo de numerosas cotizaciones a la seguridad social, la recaudación de retenciones en origen o incluso la implementación del nuevo importe neto social, ¡no es fácil para un empresario encontrarlo ahí!
Establecer un Ficha de pago se ha vuelto cada vez más complejo con la evolución jurídica. Ahora es casi obligatorio equiparse con un software de nómina adaptado a sus necesidades. ¿Qué software de nómina debería elegir para pagar a sus empleados de forma sencilla y conforme a la normativa? Respuestas de Stéphane ALLIGNE, director general de DOTNET, el editor de software BtoB SaaS con 130.000 usuarios profesionales.
1- ¿Por qué equiparse con un software de nómina?
Stéphane ALLIGNE: Atrás quedaron los días en que las nóminas sólo tenían unas pocas líneas. Ahora bien, hay que decirlo, establecer una nómina puede parecer especialmente complejo.
Para una persona que no esté familiarizada con la nómina, estas múltiples líneas de contribuciones a la seguridad social del empleador y/o empleado, las secciones de retención de impuestos, la gestión de gastos profesionales o incluso acumulaciones, pueden parecer muy oscuras. Además, cada año hay que tener en cuenta numerosas actualizaciones como la evolución del salario mínimo o la del techo de la seguridad social. Por no hablar de la presentación de la nómina, que cambia periódicamente.
No se trata de ignorar los avances legales o convencionales. Sin esto, las sanciones podrían ser severas.
Aquí es donde una solución de gestión de nóminas se vuelve esencial. La mayoría de los editores actualizan sus herramientas de nómina para que sus usuarios no tengan que preocuparse por ello. A menudo, un equipo de soporte ayuda a los usuarios en caso de dificultades. El software de nómina tiene como objetivo simplemente producir un recibo de pago justo que cumpla con las regulaciones.
2- ¿Qué soluciones de gestión de nómina existen?
SA: Cuando un directivo de empresa piensa en gestionar la nómina de sus empleados, tendrá, en general, 2 opciones: subcontratar o internalizar la producción de boletines.
Subcontratar la nómina a un proveedor de servicios externo implica confiarle la gestión de todo el proceso desde la elaboración de la nómina hasta la transmisión del DSN (declaración social nominativa). Todo lo que tienes que hacer es enviar todos los datos de tu nómina al proveedor de servicios, firma contable o proveedor de nómina especializado, para recibir las nóminas. Las pequeñas y medianas empresas que no cuentan con recursos internos pueden encontrar allí lo que necesitan. Sin embargo, esta solución puede resultar costosa según el proveedor de servicios elegido.
Internalizar la nómina implica establecer la nómina internamente con un software de nómina. Allí, son posibles dos soluciones: comprar un software de nómina local o utilizar un software de nómina en línea.
En el primer caso, deberás adquirir la licencia del software e instalarla en los dispositivos de tus usuarios (ordenadores, tabletas, etc.). Si opta por la solución “On premise”, todos los datos se almacenan en un servidor instalado en las instalaciones de la empresa. Entonces se trata de tener espacio para estos servidores. La ventaja: sabes dónde están tus datos. La desventaja es que ocupa espacio y requiere un seguimiento especial. Tenga en cuenta que algunos editores también ofrecen alojamiento SaaS, que puede ser una alternativa interesante.
En el segundo caso, utiliza una plataforma online. El software de nómina no está alojado en la empresa, sino en el propio editor o en un proveedor de servicios. Esto ahorra espacio para la empresa pero plantea la cuestión de dónde se almacenan los datos. Elija un editor que aloje los datos de sus clientes en servidores ubicados en Francia. Esta solución de nómina es más sencilla, económica y adaptable según las necesidades de la empresa y el número de nóminas a producir. Es especialmente adecuado para pequeñas empresas.
3- ¿Cuánto cuesta el software de nómina?
La adquisición de software de nómina local implica la compra de la licencia de usuario. Así, el uso es ilimitado y por tiempo indefinido. A esta licencia, a menudo se trata de añadir los costes ligados a las actualizaciones que pueden representar hasta un 50% adicional respecto al precio de la licencia.
A esto generalmente se suma la remuneración de al menos un gerente de nómina, así como el costo de la capacitación de la(s) persona(s) responsable(s) de utilizar el software. También tenga en cuenta el precio del alojamiento y mantenimiento del equipo por parte de un equipo de TI. Esta solución puede ser relevante para empresas con más de 25 empleados.
Para empresas más pequeñas y/o aquellas con una nómina fluctuante, el software de nómina en línea puede ser una solución más sensata. Con el software de nómina en línea, los costos se controlan más fácilmente.
Estas plataformas son especialmente adecuadas para directivos de empresas que establecen ellos mismos la nómina. Por ejemplo, un emprendedor necesita refuerzo durante las vacaciones de Navidad y decide contratar un contrato de duración determinada durante 3 meses. En lugar de invertir en la compra de software, utilizará una solución de nómina en línea. Generalmente muy fáciles de usar, estas herramientas se adaptan a las necesidades, ya sean recurrentes o puntuales.
Fiche-paie.net ofrece diferentes fórmulas para adaptarse a las exigencias de la empresa: nóminas individuales a partir de 4,95 euros sin IVA para una contratación única, paquetes de nóminas o incluso abonos ilimitados.
Para cada nómina publicada se incluyen el DSN, los costes de gestión y configuración, la asistencia, las actualizaciones técnicas y de nómina, así como el almacenamiento seguro de los datos en servidores ubicados en Francia.
A partir de 4,95 euros por nómina, Fiche-paie.net se presenta como el software de nómina más barato del mercado.
4- ¿Cómo configurar el software de nómina?
SA: Es imprescindible configurar el software de nómina antes de lanzar la primera nómina.
La configuración consiste en introducir una determinada cantidad de datos en el software: información vinculada al empleador, datos de los empleados, el convenio colectivo aplicable a la empresa así como los distintos elementos retributivos específicos de cada empleado.
Por ejemplo, para configurar información relativa a la empresa será necesario indicar su número de SIREN, sus datos bancarios, u organizaciones adicionales como mutuas de seguros, convenio colectivo aplicable, etc.
Luego, se realiza la configuración individual, es decir a nivel de cada empleado: identidad del empleado, función, número, tipo de contrato (práctica, CDD, CDI, prácticas), salario bruto, etc.
Finalmente, antes de iniciar la edición de una nómina, se introducen los elementos retributivos del mes: paros, bajas retribuidas, RTT, horas extras, gastos profesionales, etc.
El cálculo de la nómina se realiza automáticamente con esta información.
Con Fiche-paye.net, la configuración es casi automática. En caso de dificultades, un equipo de soporte está disponible para escuchar a los usuarios.
5- En resumen, ¿qué software de nómina elegir?
SA: Debemos asegurarnos de que el editor ofrece las funcionalidades y servicios esenciales:
- Monitoreo regular legal y convencional e implementación de nuevas características de forma automática.
- transmisión del DSN (declaración social nominativa),
- Gestión de GTA (programación, licencias y ausencias, gestión de horas extras y horas adicionales),
- gestión de retenciones en origen, actividad parcial, contratos de trabajo-estudio, contratos de duración determinada, bajas de empleados, etc.
Infórmese también sobre cómo alojar sus datos. Elija un editor que aloje los datos en Francia con al menos un servidor europeo. Este es un punto crucial cuando se trata de GDPR.
Comprueba también que tienes soporte de fácil acceso en caso de dificultades.
Entre estas soluciones, Fiche-paie.net destaca en el ranking de los mejores software de nómina. Esta solución se adapta perfectamente a los directivos de pequeñas empresas cuyo principal objetivo es obtener una nómina conforme con unos pocos clics.
Se le ofrece independientemente del EDITORIAL FRENCHWEB.FR
2024-05-27 08:58:57
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