Demasiadas reuniones de trabajo pueden hacer que las personas se sientan agotadas, abrumadas y como si estuvieran constantemente tratando de ponerse al día.
Y desde el aumento del trabajo remoto y flexible, ha habido un aumento constante tanto en el número como en la duración. de reuniones.
Según la Unión de Organizaciones Internacionales (UIA), que encuestó lugares de trabajo en 262 países, el número de reuniones celebradas aumentó aproximadamente un 11 por ciento de 2022 a 2023. Cifras En los EE.UU. los trabajadores del espectáculo dedican una media de 18 horas semanales a reuniones.
El facilitador organizacional, formador y académico Ken Hudson dice que hay un impacto negativo en la productividad de aquellos que sienten que tienen demasiadas reuniones.
“En realidad, es de interés para todos tener en una reunión el número mínimo de personas que puedan contribuir y tener 100 por ciento claro por qué están allí”, dice el Dr. Hudson.
Entonces, ¿hay alguna manera de reducir nuestras reuniones y sentirnos con energía? en lugar de drenar, por ellos?
‘Atrapado en reuniones’
El Dr. Hudson trabaja con empresas de Australia para mejorar la forma en que se llevan a cabo sus reuniones.
A menudo eso implica acortarlos.
Reducir una reunión de una hora a 45 minutos, por ejemplo, es un pequeño cambio que puede liberar tiempo para que los asistentes revisen sus correos electrónicos o tomen un descanso antes de otra reunión.
También alienta a los lugares de trabajo a ser más selectivos sobre quién debe asistir, ya que ser convocado a reuniones innecesarias puede reducir la moral.
Incluso puede afectar la salud y el bienestar mental de un trabajador, especialmente si asiste a reuniones que considera “improductivas o mal dirigidas”. [or at which] no pudieron contribuir o no fueron escuchados”, afirma el Dr. Hudson.
Pero puede resultar difícil rechazar una invitación a una reunión.
Existe el riesgo de parecer desinteresado en el tema que se está discutiendo, dice el Dr. Hudson.
Pero dice que “retroceder ligeramente” en cuanto a tener que asistir a reuniones improductivas “es totalmente razonable”.
“Es razonable que alguien diga… ‘Me has invitado a esta reunión, gracias. ¿Pero es absolutamente esencial que tenga que estar allí? Simplemente no estoy seguro de poder contribuir a los objetivos de la reunión'”.
Él cree que es probable que los buenos líderes respondan positivamente. Un directivo moderno debería poder admitir que “en realidad, ahora que lo menciones, es bastante justo”, afirma.
El Dr. Hudson cree que también hay un problema histórico en juego con la asistencia a las reuniones. Dice que en el pasado las personas sentían que tenían que ser vistas asistiendo a reuniones y trabajando largas horas por miedo a ser juzgadas por su actividad en lugar de por sus resultados.
“Mientras que creo… que en realidad es una idea obsoleta”, dice.
El Dr. Hudson recomienda que los empleados no pierdan el tiempo en reuniones innecesarias sólo para ser vistos como “un jugador de equipo”.
“Esté allí porque puede hacer una contribución, en lugar de que lo vean como si estuviera en la reunión”.
Dice que cambiar una cultura de demasiadas reuniones recae en última instancia en los líderes de la organización, y los alienta a ser “más respetuosos” con el tiempo de los empleados.
Y sólo porque las cosas se hayan manejado de cierta manera en el pasado, no significa que deban continuar así, dice. Es una actitud que cada vez más empresas están empezando a adoptar.
“El comportamiento predeterminado era: ‘Convoquemos una reunión’. Mientras que ahora está cambiando a… ‘Convoquemos una reunión como último recurso’.
“Tal vez pueda enviar un correo electrónico o un mensaje de texto para obtener información en lugar de tener una reunión completa con mucha gente”.
Círculos y corrillos
Cuando se requieren reuniones, hay maneras de ayudar a los asistentes a salir sintiéndose llenos de energía.
Una forma de hacerlo es garantizar que los asistentes se sientan seguros y escuchados durante la reunión, dice Christina Baldwin, coautora de The Circle Way, un libro sobre cómo mejorar la forma en que el personal trabaja en conjunto, y facilitadora capacitada en “reuniones circulares”: reuniones celebradas en formación de círculo.
Baldwin dice que comunicarse en círculo cambia significativamente una reunión, algo que observó por primera vez hace unos 30 años en un retiro de activismo ambiental.
“Comenzamos a notar que había una energía que evolucionaba en esos grupos”, dice. Esta vida laboral de ABC RN.
Fue testigo de cómo “la gente cobra vida” en espacios de reunión circulares. Es una formación que, según ella, cambia la “actitud que se adopta en las sillas”.
Baldwin ahora defiende que, para las organizaciones donde se realizan reuniones físicas, las personas se sienten en círculo, lo que facilita que todos compartan su voz.
“Al comienzo de la reunión, me encanta que la gente recite: ‘Este es el motivo por el que estoy aquí, esto es lo que necesito, esto es lo que tengo que aportar'”, dice.
“Todos verifican eso, y al final de la reunión, la verificación es: ‘Esto es si obtuve lo que necesitaba. Esto es lo que me ofrecí a hacer. Aquí fue mi sorpresa’. Entonces ya está”.
Comunicarse con todos individualmente permite a las personas “llevar todo su ser a una reunión” de manera segura, dice.
“Hay personas que están pasando por un día realmente difícil. Pero son libres de decirlo. Son libres de decir, ya sabes, hoy estoy al 70 por ciento y estoy aquí. Pero esto se trata de cuánto puedes contar conmigo.”
El Dr. Hudson ha notado que más empresas utilizan un tipo similar de estrategia, a la que podrían denominar reuniones, sprints o reuniones de pie, en lugar de reuniones circulares.
“Creo que hay una mayor sensación de unirnos… pero hagámoslo breve, rápido y conciso”, dice.
“Creo que también, en un sentido general, las reuniones se han vuelto menos formales. Y eso es un paso adelante en términos de productividad”.
El último consejo del Dr. Hudson para una reunión realmente buena es asegurarse de que se centre en un fuerte sentido de propósito.
“Las reuniones hoy y, en el futuro, son cada vez más cortas [and] más nítido y el propósito es muy claro”, afirma.
“Y sólo deberían estar allí las personas que realmente puedan hacer una contribución”.
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2023-11-13 20:00:00
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