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Las pymes se han visto ampliamente afectadas por los cierres relacionados con COVID-19, pero las cosas están volviendo lentamente a las condiciones previas a la pandemia. Al tomar los pasos de planificación de la continuidad del negocio al reabrir, puede preparar su organización para el futuro y ayudar a mantenerla a flote en estos tiempos inciertos.
¿Cuáles son los desafíos únicos a los que se enfrentan las pymes?
La planificación de la continuidad del negocio no es un enfoque único para todos. Algunos de los problemas que comúnmente afectan a las pequeñas y medianas empresas incluyen:
- Falta de profesionales inmobiliarios que ayuden a reducir el espacio de oficinas y rediseñar los flujos de tráfico.
- Área limitada para permitir el distanciamiento social
- Escaso espacio de almacenamiento para asegurar equipos y registros.
- Dificultad para apoyar al personal remoto en ausencia de flujos de trabajo automatizados digitalmente
- Departamentos de TI que no están preparados para admitir un gran número de trabajadores remotos a largo plazo.
Una vez odiado por muchos empleadores por su falta de responsabilidad y transparencia, el trabajo remoto ha ganado un nuevo respeto durante la pandemia, según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos. Muchas organizaciones ahora se dan cuenta de que pueden operar con la misma eficiencia con una fuerza laboral parcial o totalmente remota.
“Algunas empresas incluso están cerrando varias ubicaciones y se están volviendo 100% remotas”, dice Doug Wick, gerente de productos de Iron Mountain y líder del servicio de transformación del lugar de trabajo Clean Start de la compañía.
¿Cuánto espacio de oficina realmente necesita?
Dado el éxito generalizado de las fuerzas de trabajo remotas, uno de los mejores pasos de planificación de la continuidad del negocio para tomar inicialmente es determinar cuánto espacio de oficina necesita.
Algunos empleados pueden querer trabajar de forma remota a tiempo completo, mientras que algunos pueden estar satisfechos con ir a la oficina en días alternos. Otros empleados pueden necesitar, o querer, estar en el sitio, a tiempo completo. Al tener en cuenta una variedad de preferencias, es posible que tenga un espacio de oficina más grande del que necesita. Puede recuperar este espacio para el distanciamiento social, utilizarlo para consolidar múltiples oficinas, subarrendarlo o cederlo al propietario.
Además, observe cuánto espacio ocupan los equipos que pueden donarse o pasarse a un tercero de confianza. Por ejemplo, rara vez se accede a muchos archivos en papel o se mantienen a mano únicamente con fines de archivo. Digitalizar o almacenar estos archivos fuera del sitio le permite eliminar archivadores voluminosos y liberar espacio, que luego puede usarse para escritorios que permitan un distanciamiento social adecuado.
Si sigue esta ruta, probablemente encontrará que solo una pequeña fracción de sus archivos en papel requiere escaneo. “Los clientes pueden decir que quieren digitalizar diez archivadores, pero podemos determinar que tal vez solo sea necesario digitalizar un cajón”, dice Wick.
¿Se puede automatizar alguno de sus flujos de trabajo?
Este también es un excelente momento para considerar la implementación de flujos de trabajo digitales. A veces, todo lo que se necesita es un cambio de cultura, señala Wick, ya que los empleados tienden a establecerse en sus caminos. La digitalización de registros importantes los hace accesibles desde cualquier lugar, pero esta solución no beneficiará a su organización si los empleados mantienen viejos hábitos. “Encontrará personas que crean archivos electrónicamente y luego los imprimen para almacenarlos en un archivo”, explica el Sr. Wick.
Por lo tanto, cuando adopte un nuevo flujo de trabajo digital, adopte un enfoque disciplinado al planificar qué herramientas se utilizarán, cómo se implementarán y cómo se enseñarán a sus empleados. Idealmente, querrá evitar algunas de las soluciones ingeniosas utilizadas durante la pandemia para compartir y almacenar información, ya que no son necesariamente compatibles con los estándares de seguridad y cumplimiento. Por ejemplo, tomar una foto de un documento confidencial con un teléfono inteligente y compartirla por correo electrónico puede crear una gran brecha de seguridad si la foto no se elimina del dispositivo.
Inicio limpio de Iron Mountain® puede ser un salvavidas para las PYME mientras navegan por esta nueva normalidad. La evaluación Clean Start proporciona las recomendaciones necesarias para que los líderes de la organización evalúen su preparación para reabrir. Los expertos de Iron Mountain también están disponibles para recomendar estrategias de adaptación en el lugar de trabajo, brindar consejos sobre cómo crear flujos de tráfico eficientes, sugerir procesos que se pueden digitalizar e identificar activos que se pueden mover a un almacenamiento externo de bajo costo.
Clean Start brinda recursos de clase empresarial a organizaciones pequeñas y medianas, lo que les permite implementar pasos de planificación de la continuidad del negocio que pueden reiniciar las operaciones de manera segura, eficiente y con miras al futuro, lo que sea que pueda traer.
Más acerca de Iron Mountain
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) es el líder mundial en servicios innovadores de administración de información y almacenamiento, que almacena y protege miles de millones de activos valiosos, incluida información comercial crítica, datos altamente sensibles y artefactos culturales e históricos. Fundada en 1951 y con la confianza de más de 225.000 clientes en todo el mundo, Iron Mountain ayuda a los clientes a CLIMB HIGHER ™ a transformar sus negocios.
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