En el contexto de la tecnología jurídica, gestión de asuntos se refiere a las prácticas y sistemas que los departamentos legales internos utilizan para realizar un seguimiento de la gran cantidad de elementos asociados con los asuntos legales.
Estos asuntos van desde actividades de asesoramiento interno hasta disputas o transacciones externas. Un enfoque de mejores prácticas es esencial para agilizar estos procesos y garantizar que todos los asuntos legales se manejen de manera eficiente y efectiva, sin que nada se pierda.
Centralización de la información
La centralización garantiza que todos puedan acceder a la misma información y proporciona una única fuente de verdad, lo que reduce el riesgo de errores y falta de comunicación. Mantener esta información dentro de una plataforma segura ayuda a proteger los datos, reduce el riesgo de violaciones de datos y puede mantener la confidencialidad y el privilegio profesional legal.
Un proceso de admisión de materia simplificado es fundamental. Prepara el escenario sobre cómo se manejará un asunto a lo largo de su ciclo de vida. Las mejores prácticas implican establecer formularios de admisión digitales, o flujos de trabajo, que capturen toda la información relevante para cada tipo de asunto desde el principio. Esto incluye detalles como las partes involucradas, la naturaleza del asunto, los plazos o fechas importantes y los objetivos del asunto. Aquí es también donde se capturan datos importantes para la elaboración de informes.
Tener un proceso consistente y estandarizado ayuda a priorizar los asuntos y asignar recursos de manera eficiente.
Implementación de principios de gestión de proyectos
Los asuntos legales pueden ser complejos y multifacéticos, desde fusiones y adquisiciones hasta litigios y disputas contractuales. Por tanto, aplicar los principios de la gestión de proyectos puede resultar increíblemente beneficioso. Esto significa fijar objetivos claros, definir el alcance del asunto, asignar tareas y actividades, fijar plazos y monitorear el progreso. Un proceso estructurado de gestión de proyectos legales puede ayudar a los equipos legales a mantenerse al tanto de su carga de trabajo y garantizar que ninguna tarea crítica quede desatendida.
Aprovechar la tecnología jurídica con diagramas de Gantt mejora significativamente este proceso. Los diagramas de Gantt ofrecen una visualización del cronograma del asunto, ilustrando las tareas y el progreso, lo cual es especialmente beneficioso para casos complejos y de largo plazo. Permiten a los equipos legales dividir los asuntos en distintas fases y etapas, haciendo que las tareas grandes sean más manejables y garantizando que cada paso se planifique y ejecute metódicamente.
Colaboración y comunicación.
La gestión eficaz de los asuntos exige colaboración y comunicación, tanto internamente, con el departamento comercial y jurídico, como con partes externas, como los abogados externos. Se deben utilizar canales de comunicación seguros y herramientas de colaboración para facilitar esto. Garantizar que todas las partes interesadas se mantengan informadas y puedan comunicarse de forma eficaz es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier asunto.
La supervisión financiera es un aspecto crítico de la gestión de asuntos. Esto implica establecer un presupuesto para cada asunto y monitorear continuamente el gasto con respecto a ese presupuesto. Los departamentos legales deben tener herramientas para emitir RFP a múltiples firmas y tener visibilidad sobre los honorarios legales externos acordados, los alcances del trabajo, los cambios en los alcances y otros gastos, incluidos los desembolsos.
Esta vigilancia financiera ayuda a evitar sobrecostos y permite realizar previsiones más precisas para asuntos futuros.
Gestión de riesgos
Todo asunto legal conlleva un grado de riesgo. Las mejores prácticas en la gestión de asuntos implican identificar riesgos potenciales desde el principio y durante todo el ciclo de vida del asunto. Una vez identificados, se pueden evaluar los riesgos y tomar medidas para mitigarlos. Esto podría implicar cualquier cosa, desde garantizar el cumplimiento de las leyes pertinentes hasta gestionar posibles conflictos de intereses.
Cuando sea posible, introduzca procesos y protocolos como listas de verificación, calificaciones de riesgo y visualizaciones de informes para ayudar con la gestión de riesgos y el cumplimiento.
Uso de tecnología legal
La tecnología jurídica ha evolucionado rápidamente y existen numerosas herramientas disponibles que pueden ayudar a gestión de asuntos. Estos van desde sistemas integrales de gestión de asuntos de extremo a extremo hasta herramientas especializadas como software de automatización de documentos y plataformas de gestión de gastos.
La clave es elegir la tecnología adecuada que se ajuste a las necesidades del departamento jurídico y se integre bien con los sistemas existentes. Obtener una plataforma de operaciones legales configurable que ofrezca todos los requisitos, es decir, admisión, gestión de asuntos, gestión de documentos, gestión de gastos e informes de BI, brindará la mayor eficiencia al equipo legal interno.
Mejora continua
Finalmente, las mejores prácticas implican revisar y mejorar periódicamente los procesos de gestión de asuntos. Esto significa tomarse el tiempo para analizar los resultados, recopilar comentarios de las partes interesadas clave e identificar áreas de mejora. La mejora continua garantiza que las prácticas de gestión de materias sigan siendo efectivas y respondan a las necesidades cambiantes de la organización.
Conclusión
La gestión de asuntos con mejores prácticas requiere una combinación de procesos estructurados, comunicación efectiva, supervisión financiera, gestión de riesgos y el uso estratégico de tecnología.