¿Podría su práctica ser más rentable si subcontrata?

La subcontratación de ciertas funciones del personal en una práctica a contratistas externos que trabajan en ubicaciones remotas se ha convertido en algo común en muchas prácticas médicas.

Los servicios de outsourcing de atención médica, también conocidos como asistentes virtuales (VA), ya estaban en auge en 2017, cuando el volumen creció un 36%. Luego, la pandemia de COVID-19 en 2020 normalizó el trabajo fuera del sitio, lo que fue una bendición para los proveedores de outsourcing.

Los servicios más populares que se subcontratan hoy en día por las prácticas médicas incluyen la facturación, los escribanos, las llamadas telefónicas a los pacientes y el procesamiento de autorizaciones previas.

“La subcontratación no es para todos, pero he visto que funciona para muchas prácticas”, dijo Lara Hochman, MD, consultora de gestión de prácticas en Austin, Texas. Dijo que las prácticas han utilizado la subcontratación para resolver problemas como la alta rotación de personal, los presupuestos ajustados y el uso ineficiente del personal.

Cuando el personal interno es insuficiente o no está adecuadamente alineado con la tarea, la subcontratación puede producir grandes ahorros, dijo Teri Deabler, consultora de gestión de prácticas de la Asociación Médica de Texas.

Por ejemplo, dijo que un cliente le pagaba a un contador interno $80,000 al año. Cuando la contadora se jubiló, la reemplazó una contadora de medio tiempo que ganaba $20 000 mientras que su trabajo de contabilidad se subcontrataba a un costo de $20 000 al año. “Los costos de la práctica para este servicio se redujeron a la mitad”, dijo Deabler.

¿Qué funciones se prestan a la subcontratación?

Los servicios clínicos rara vez son subcontratados por prácticas individuales, aunque los hospitales ahora subcontratan numerosos servicios clínicos, pero prácticamente cualquier tipo de servicio administrativo se puede subcontratar. La subcontratación solía estar limitada principalmente a la facturación y los servicios telefónicos fuera de horario, pero hoy en día, hay más servicios disponibles, como escritura, procesamiento de autorizaciones previas, contabilidad y teneduría de libros, recursos humanos (HR) y nómina, interacciones con redes sociales, recredencialización, transcripción médica y marketing.

Mientras tanto, los servicios subcontratados originales han evolucionado. La facturación y los cobros ahora pueden ser manejados por VA extraterritoriales, y los servicios telefónicos ahora se ocupan de una variedad más amplia de tareas, como responder las preguntas de los pacientes, programar citas y hacer referencias.

Holder dijo que algunos servicios de subcontratación también pueden ajustar la cantidad de trabajo proporcionado según las necesidades del cliente. “Por ejemplo, un subcontratista de TI puede permitirle ampliar el soporte de TI para un nuevo proyecto de gran tecnología, como la instalación de un nuevo registro de salud electrónico”, dijo.

El proveedor de servicios subcontratado, que podría trabajar en otro estado o en otro país, está conectado con la práctica por teléfono y electrónicamente, y representa a la práctica cuando trata con pacientes, aseguradoras u otros proveedores.

“Nadie, incluidos los pacientes y sus médicos, debe saber que está tratando con una empresa subcontratada”, dijo Ron Holder, director de operaciones de Medical Group Management Association en Englewood, Colorado. “El trabajo, la apariencia y la sensación de las funciones subcontratadas deben ser perfecto Los empleados del subcontratista siempre deben identificarse como la práctica, no como el servicio de subcontratación”.

Hochman dijo que muchas empresas de subcontratación dedican a un trabajador en particular a una práctica en particular y lo capacitan para trabajar allí. Un ejemplo de este enfoque es Provider’s Choice Scribe Services, con sede en San Antonio, Texas. En su sitio webla compañía señala que cada escriba está emparejado con un médico y aprende sus preferencias de documentación, uso de EMR y requisitos de gráficos.

¿Qué prácticas médicas se benefician más de la subcontratación?

Todos los tipos y tamaños de prácticas contratan empresas de subcontratación, pero el arreglo es particularmente útil para prácticas más pequeñas, dijo Holder. “Las prácticas más grandes tienen las economías de escala que permiten que los servicios sean internos”, dijo, “pero las prácticas más pequeñas no tienen esa oportunidad”.

Hochman agregó que las empresas de subcontratación se pueden contratar a tiempo parcial cuando la práctica no tiene suficiente trabajo para un puesto de tiempo completo. Alternativamente, una empresa de subcontratación de tiempo completo puede realizar dos o más tareas separadas, como escribir mientras maneja autorizaciones previas, dijo.

La subcontratación también es útil para las nuevas prácticas, dijo Deabler. “Una práctica nueva no genera mucho dinero, por lo que debe tener un personal básico”, dijo. “La facturación, por ejemplo, debe subcontratarse, pero no costará tanto, porque el subcontratista generalmente cobra por volumen, y el volumen en una nueva práctica es bajo”.

Mientras tanto, Holder dijo que la subcontratación del trabajo de autorización previa puede beneficiar particularmente a las prácticas especializadas porque generalmente tienen que lidiar con muchas autorizaciones previas.

T Los pros y los contras de la subcontratación

Los expertos con experiencia en subcontratación están de acuerdo en que hay ventajas y desventajas. “Las prácticas con trabajadores subcontratados tienen menos gastos generales, no tienen que lidiar con la rotación de personal y los costos pueden ser más bajos que los del personal interno”, dijo Deabler. “Sin embargo, tiene un control limitado sobre los trabajadores subcontratados y la práctica puede parecer más anónima para los pacientes, por lo que debe considerar esta opción con mucho cuidado”.

“Con la subcontratación, se pierde el control”, dijo John Machata, MD, médico de familia independiente recientemente jubilado en Wickford, Rhode Island. “Estás confiando en alguien más para hacer un trabajo que tú podrías hacer de todos modos”.

Cuando consideró brevemente subcontratar la facturación de la práctica hace muchos años, descubrió que las compañías de facturación no manejarían facturas que requerían mucho trabajo, como ponerse en contacto con la compañía de seguros y explicar la situación del paciente. “Solo manejarían las facturas fáciles, lo que la práctica podría hacer de todos modos”, dijo.

Sin embargo, cree que los servicios de contestador automático pueden ser útiles para subcontratar. “Los pacientes están más inclinados a llamar a una entidad anónima que al médico”, dijo. Cuando les dio a los pacientes su número de teléfono celular, dijo que algunos pacientes se abstenían de llamar porque no querían molestarlo.

“El personal subcontratado debería ser menos costoso que el personal interno”, dijo Daniel Shay, abogado de Gosfield & Associates en Filadelfia, Pensilvania. “Por otro lado, usted es responsable de los errores del subcontratista. Si su compañía de facturación subcontratada está codificando las reclamaciones, su práctica estaría en peligro de reembolso y multas”.

Holder dijo: “Un subcontratista debería ser más eficiente en su tarea elegida porque eso es lo que saben hacer. Esta es una ventaja en una práctica pequeña, donde el gerente de la práctica puede necesitar hacer la facturación, recursos humanos, TI, marketing , algo de trabajo legal y contabilidad”, dijo. “Ninguna persona puede hacer todas esas cosas bien”.

Sin embargo, agregó: “Si elige la subcontratación y luego decide que no le gusta, es difícil revertir el acuerdo. El personal que ha sido despedido no puede ser contratado de nuevo fácilmente, por lo que no debería ser una decisión fácil hacer.”

Además, a veces, el personal de las empresas de subcontratación en el extranjero puede tener acentos que son más difíciles de entender para los pacientes, y es posible que el personal del extranjero no entienda fácilmente a una persona que llama desde los EE. UU. Sin embargo, Hochman dijo que las prácticas a menudo tienen la oportunidad de entrevistar y seleccionar personas específicas en el equipo offshore que mejor se adapten a sus necesidades.

Contratación en el extranjero

Las empresas de subcontratación se han estado mudando al extranjero, donde los costos son más bajos. Los lugares típicos son India y Filipinas porque hay porcentajes más grandes de personas que hablan inglés. Desde 2020, la demanda en las compañías de facturación médica en el extranjero ha crecido más rápido que sus contrapartes nacionales. según un análisis reciente.

La diferencia de precio puede ser sustancial. En 2020, el salario promedio de los escribas en la India era de $500 al mes en comparación con los $2500 de los escribas en los Estados Unidos.

Sin embargo, la subcontratación en el exterior está comenzando a enfrentar limitaciones en algunos lugares debido a problemas de privacidad, según David J. Zetter, consultor de gestión de prácticas en Mechanicsburg, Pensilvania. Señaló una nueva ley de Florida que limita el uso de proveedores en el extranjero porque manejan información confidencial de pacientes. La Leyque entró en vigencia el 1 de julio, requiere que cualquier información de salud protegida se mantenga en los Estados Unidos o Canadá.

“Esto hará que sea muy difícil para muchos tipos de proveedores extranjeros operar en Florida”, dijo. Señaló que Florida es el único estado con tal restricción, pero se están considerando propuestas similares en algunos otros estados, como Texas.

Cómo seleccionar la empresa adecuada

Zetter dijo que el mayor error que cometen las prácticas al elegir una empresa es no tomarse el tiempo suficiente para examinar su elección. “Muy a menudo, las prácticas no validan que las empresas sepan lo que están haciendo”, dijo. “Obtienen una recomendación y la aceptan”.

“Elija una empresa con experiencia en su especialidad”, aconsejó Zetter. “Habla con los clientes de la empresa, no solo con los que la empresa te da para hablar. Debes pedir la lista completa de clientes y hablar con todos”.

Deabler dijo que es bastante fácil encontrar empresas de subcontratación respetadas. “Los colegas pueden hacer recomendaciones, las sociedades estatales y especializadas pueden proporcionar listas de proveedores preferidos y puede visitar los puestos de los proveedores en conferencias médicas”, dijo. Agregó que también es fácil encontrar evaluaciones de cada empresa. “Puedes buscar la empresa en Google y obtener todo tipo de información al respecto”, dijo.

Shay dijo que las prácticas deben asegurarse de que comprendan los términos del contrato con un VA. “Dependiendo de cómo esté redactado el contrato, es posible que la relación se quede estancada durante muchos años”, dijo. “Antes de firmar un contrato de subcontratación, debe asegurarse de que tenga una cláusula de rescisión razonable”.

Debido a que la investigación adecuada de las empresas puede requerir mucho trabajo, Deabler dijo que el trabajo puede encomendarse a un consultor de gestión de práctica con experiencia. “El consultor puede comenzar con un análisis de costo-beneficio que le mostrará si valdría la pena subcontratar”, dijo.

Trabajar con proveedores de servicios externos

Holder dijo que los médicos deben realizar un seguimiento de lo que está haciendo el subcontratista en lugar de simplemente dejar que hagan su trabajo. “Por ejemplo, los médicos deben comprender los códigos de facturación que usan con más frecuencia, como los códigos de gestión y evaluación de cinco niveles, y no solo confiar ciegamente en la compañía de facturación para codificar y facturar su trabajo correctamente”, anotó.

Deabler dijo que las empresas proporcionan informes mensuales sobre su trabajo. “Los médicos deberían leer estos informes y comunicarse con la compañía si no se cumplen las expectativas”, dijo.

Incluso en los informes, las empresas pueden ocultar los problemas a ojos inexpertos, dijo Holder. “Por ejemplo, cualquiera puede cumplir con una métrica como días en cuentas por cobrar simplemente cancelando cualquier cargo que no se pague después de 90 días”.

“Tienes que estar comprometido con el subcontratista”, dijo. “También es una buena idea contratar a un consultor para que controle periódicamente el trabajo de un subcontratista”.

¿Se expandirá la subcontratación en el futuro?

Holder dijo que el uso cada vez mayor de la atención basada en el valor puede requerir que las prácticas dependan más de la subcontratación en el futuro. “Por ejemplo, si una práctica tiene un contrato basado en el valor que requiere brindar servicios de salud conductual a los pacientes, podría tener sentido subcontratar ese trabajo en lugar de contratar psicólogos internos”, dijo.

Los consultorios rara vez subcontratan los servicios clínicos, pero Holder dijo que esto puede suceder en el futuro: “Ahora que Medicare está pagando menos por la telesalud, los consultorios tienen que encontrar una manera de proporcionarla sin usar el costoso espacio de la sala de examen”, dijo. “Algunas prácticas pueden decidir subcontratar la telesalud en su lugar”.

Shay dijo que hay muchas razones por las que la subcontratación tiene un gran futuro. “Le permite concentrarse en su atención clínica y es una solución a los problemas de rotación del personal interno”, dijo. “También puede ser más eficiente porque el servicio es presumiblemente un experto en áreas como facturación y cobranza, lo que significa que puede garantizar reembolsos más eficientes y rápidos. Y si el trabajo se subcontrata en el extranjero, puede ahorrar dinero a través de menos trabajadores sueldos”.

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