4 distracciones que arruinan las reuniones y cómo manejarlas

Las reuniones son fundamentales para lograr los objetivos, ya que fomentan la unidad y facilitan la comunicación, la planificación y la alineación, pero solo si se llevan a cabo de manera eficaz. Las reuniones mal dirigidas afectan negativamente el desempeño y la cohesión de un equipo y, en última instancia, su éxito en el cumplimiento de sus objetivos.

En una encuesta a altos directivos, el 71% dijo que las reuniones son improductivas e ineficientes. y un estudio de 20 organizaciones reveló que los comportamientos disfuncionales en las reuniones, como quejarse o criticar a otros, están asociados con una menor participación de mercado, menos innovación y un menor compromiso de los empleados.

Vea si el siguiente escenario le resulta familiar: recibe una invitación a una reunión cuyo título es simplemente “Lanzamiento del producto”, sin más detalles. Asiste a la reunión porque su equipo maneja un componente de lanzamiento y quiere asegurarse de que no se está perdiendo nada. Lisa, la líder del equipo, presenta la nueva línea de productos. Sin embargo, en cuestión de minutos, la conversación da un giro cuando John, un alto ejecutivo de marketing, comienza a quejarse de la cultura de la empresa y la falta de apoyo de la alta dirección. Esto desencadena un acalorado debate no relacionado sobre la cultura de la empresa en lugar del lanzamiento del producto. Todo el mundo está confundido y frustrado.

Durante muchos años de trabajar con equipos y asesorar a los líderes de equipo, he observado cuatro comportamientos disfuncionales que hacen que las reuniones fracasen. Para garantizar la productividad, la eficiencia y la eficacia, los gerentes deben saber cómo detectar, prevenir y tratar estos comportamientos cuando aparecen.

Cuatro comportamientos de reunión disfuncionales

Cuatro comportamientos disfuncionales, o descarriladores de reuniones, tienden a aparecer en reuniones que carecen de enfoque y claridad y se pueden resumir con el acrónimo GAAS:

problemas de gravedad

Estos ocurren cuando los miembros del equipo se ven envueltos en discutir un desafío o problema que es fundamentalmente irresoluble a nivel de equipo, al igual que la fuerza de la gravedad. Tratar de resolver un problema de gravedad desvía el tiempo, la capacidad mental y la motivación de los problemas que tienen solución, lo que lleva a la frustración del equipo. En el ejemplo anterior, la cultura de la empresa y el apoyo del liderazgo son problemas de gravedad que distraen la atención del problema solucionable: el lanzamiento del producto.

Sobrecarga de suposiciones

Esto sucede cuando los miembros del equipo hacen suposiciones excesivas o no verificadas sobre un tema específico, una persona o incluso sobre sí mismos. Si bien algunas suposiciones son necesarias, confiar demasiado en ellas y sin validación puede conducir a decisiones basadas en información inexacta o incompleta.

Este comportamiento también se extiende a los miembros del equipo que hacen suposiciones sobre los demás, fomentando un ambiente de desconfianza y sospecha, lo que dificulta la colaboración y la productividad. Por ejemplo, Mark y Mary están trabajando en una presentación para el liderazgo. Mary sugiere un acercamiento, pero Mark asume que ella está tratando de tomar el control y reclamar el crédito. En consecuencia, él retiene información de ella. Si Mark hubiera abordado su suposición, su colaboración habría sido más eficiente y exitosa.

También es común que los miembros del equipo asuman inconscientemente que los demás tienen el mismo conocimiento o comprensión de fondo que ellos. Peor aún, creen que pueden resolver los problemas de sus compañeros sin un contexto adecuado. Ambos escenarios conducen a la frustración y la desconfianza.

Pensamientos negativos molestos

Común “distorsiones cognitivas”, o los patrones de pensamiento improductivos a los que me refiero como “pensamientos negativos molestos” (ANT), también pueden afectar los resultados de la reunión. Así es como podrían aparecer:

• Pensamiento de todo o nada: Un diseñador gráfico descarta toda una línea de productos como un fracaso porque cree que el diseño del empaque no es perfecto. Su pesimismo dificulta que el equipo encuentre soluciones constructivas y empaña el estado de ánimo general de la reunión.
• Sobregeneralización: Un miembro del equipo ve una sola reseña negativa de un cliente y concluye que a todos no les gusta el producto. Su generalización excesiva descarrila la conversación, lo que hace que el equipo se concentre en defender el producto en lugar de identificar áreas de mejora.
• catastrofismo: Un miembro del equipo se entera de un recorte presupuestario menor. Afirman que resultará en despidos y retrasos masivos en los proyectos. Su alarmismo distrae al equipo de discutir soluciones prácticas para administrar el presupuesto reducido.
• Razonamiento emocional: Un miembro del equipo interpreta la falta de entusiasmo de su colega por su idea como una señal de que sus contribuciones son terribles. Luego, el equipo pierde el tiempo tranquilizándola en lugar de discutir los méritos de la idea.

ardilla persiguiendo

Algunos miembros del equipo tienen dificultad para mantenerse enfocados en el propósito de la reunión e introducen tangentes no relacionadas (es decir, ardillas). Por ejemplo, en una reunión de equipo enfocada en finalizar un argumento de venta para un cliente potencial, un miembro del equipo continúa discutiendo los detalles de un proyecto separado que está administrando. Aunque es relevante para el trabajo en curso del equipo, no está relacionado con el enfoque de la reunión del equipo. Sus interjecciones distraen al equipo, impidiéndoles finalizar el argumento de venta de manera efectiva y eficiente. Cuando el equipo persigue ardillas, pierde tiempo y frustra a otros miembros del equipo.

Evitar descarriladores de reuniones

Las buenas reuniones de equipo comienzan antes de que se lleven a cabo. Por lo tanto, la forma en que prepara y planifica una reunión puede afectar significativamente su eficiencia y resultados.

El enfoque y la claridad son dos conceptos diferentes pero interconectados que ayudarán a prevenir comportamientos GAAS. Sin ellos, los miembros del equipo suelen estar confundidos y se presentan de una manera que afecta negativamente a la reunión, o no se presentan en absoluto. Por ejemplo:

• Los miembros del equipo que son importantes para el objetivo de la reunión piensan que su asistencia es simplemente una formalidad y, por lo tanto, no sienten la necesidad de prepararse, participar o incluso asistir.
• Los miembros del equipo piensan que su presencia implica que tienen autoridad para tomar decisiones, relevancia y experiencia en los temas de discusión, incluso si ese no fuera el caso.
• Los miembros del equipo ven esto como oportunidades para conectarse con colegas que quizás no vean a menudo, en lugar de centrarse en la meta.
• Los miembros del equipo asumen que no se necesita preparación previa a la reunión, lo que desperdicia tiempo.

Aquí le mostramos cómo mantener las reuniones de su equipo en el buen camino:

Mejore el enfoque de su reunión.

Asegúrese de que los miembros del equipo se mantengan en el tema y aborden solo los problemas relevantes sin distraerse. Para lograr esto, los organizadores deben:

• Determinar el objetivo principal. ¿El objetivo es tomar una decisión, hacer una lluvia de ideas, alinear a las personas u otra cosa? Mantener la vista en el objetivo general lo ayudará a desarrollar una agenda enfocada y clara. Por ejemplo, en una reunión de toma de decisiones, el objetivo es elegir entre diferentes opciones. Por lo tanto, los organizadores deben comprender claramente las opciones, los datos de apoyo, los responsables de la toma de decisiones y los procesos de toma de decisiones.
• Reformule los objetivos como declaraciones impulsadas por la indagación. Por ejemplo, en lugar de enumerar el “establecimiento de objetivos” como tema, enmarque el elemento de la agenda como “¿Cuáles son nuestros entregables para el proyecto X?” Al hacer esto, los miembros del equipo pueden comenzar a pensar en posibles soluciones incluso antes de asistir a la reunión.
• Invite solo a los miembros del equipo que tengan un papel directo en el logro del objetivo de la reunión. Por ejemplo, en una reunión de lluvia de ideas, desea invitar a personas con diferentes antecedentes y perspectivas para estimular ideas diversas e innovadoras. Por el contrario, en una reunión de toma de decisiones, los asistentes deben comprender claramente las opciones, los datos relevantes y tener la autoridad adecuada para la toma de decisiones. Si bien invitar a todos los relacionados con el tema es tentador, tenga en cuenta que los comportamientos GAAS prosperan en entornos abarrotados y desenfocados.

Comunicarse con claridad.

La comunicación clara reduce la probabilidad de malentendidos y distracciones, particularmente de los comportamientos GAAS. Para comunicar el enfoque de la reunión de manera efectiva, asegúrese de que los miembros del equipo invitados comprendan claramente tres elementos clave:

• Importancia: Explique por qué es necesaria la reunión y el impacto potencial de sus resultados. Si esto está claro, los asistentes verán la urgencia y trascendencia de la reunión y por qué su asistencia es fundamental. Por ejemplo, podría decir: “Esta reunión determinará la estrategia de marketing para el próximo lanzamiento de nuestro producto, que afectará nuestras ventas y reconocimiento de marca”.
• Relevancia: Comunique claramente cómo el enfoque de la reunión está directamente relacionado con el trabajo o las metas de los miembros del equipo invitados. Por ejemplo, podría decir: “Como jefe del departamento de diseño, necesito su opinión sobre el diseño del empaque para determinar nuestra estrategia de marketing”. Esto les ayuda a ver la conexión directa entre sus responsabilidades y el propósito de la reunión.
• Intervención: Comunique las expectativas de cada participante, incluyendo cualquier trabajo previo los necesita para completar, para asegurarse de que vengan preparados.

No tome atajos al redactar la invitación. Utilice un lenguaje sencillo y fácil de entender y evite la jerga o los términos demasiado técnicos que puedan crear confusión. Esto ayuda a los asistentes a comprender el mensaje, especialmente cuando tienen diferentes niveles de experiencia.

Manejar descarriladores de reuniones

Presente a su equipo el concepto de comportamientos GAAS pintando una imagen mental de nuestra respuesta natural al olor a gas: a) identificar la fuente, b) cerrar el suministro de gas y/o c) evacuar el edificio de inmediato. Proporcióneles una hoja simple que enumere cada comportamiento y su descripción.

Anime a todos a referirse a estos comportamientos por su nombre, como “el problema de la gravedad” o “la ardilla”. Esto ayuda al equipo a reconocer y abordar estos comportamientos rápidamente mientras se mantiene la atmósfera ligera y positiva. Luego, aborde los comportamientos GAAS de una manera no amenazante cuando aparezcan. Por ejemplo, si un miembro del equipo se sale del tema o exhibe un comportamiento GAAS, llámalo por su nombre, diciendo algo como: “Esa es una ardilla, ¿verdad?” Este enfoque es menos amenazador que decir “te estás desviando del tema” y puede ser un recordatorio suave para mantenerte enfocado.

Una sonrisa es la distancia más corta entre dos personas, por lo que el humor puede ayudar a establecer una conexión y una relación positiva entre los miembros del equipo durante las reuniones. Introducir algo de ligereza puede crear un ambiente cómodo donde las personas se sientan más cómodas para asumir riesgos y desafiarse entre sí. También puede generar camaradería y confianza, aligerar el estado de ánimo y hacer que las reuniones sean más agradables.

En una reunión a la que asistí recientemente, por ejemplo, un miembro del equipo que era conocido por tirar “ardillas” dijo: “¿Está bien si tiro una ardilla aquí?” El resto del equipo se rió y dio permiso; alguien más agregó: “Es mejor que sea una ardilla que valga la pena perseguir”. El miembro del equipo arrojó a la ardilla, pero en lugar de perseguirla, todos permanecieron enfocados y enfocados en el tema. Este enfoque efectivamente mantuvo la reunión encaminada mientras mantenía una atmósfera alegre. Fue una experiencia fascinante ver este enfoque en acción.

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Comprender, prevenir y abordar los comportamientos GAAS mejorará la productividad de su equipo y convertirá sus reuniones de ejercicios dolorosos, improductivos y que consumen mucho tiempo en poderosos instrumentos para el éxito. No dejes que se interpongan en el camino hacia el logro de tus objetivos.